Como funciona o módulo de Notas de Entrada?

O módulo de Notas de Entrada foi criado para facilitar o lançamento de notas fiscais recebidas pela empresa, com total controle sobre os produtos, custos e encargos envolvidos na operação.

Neste post, você vai aprender a cadastrar uma nota de entrada manualmente. Vamos lá?

1️⃣ Primeiro passo: cadastre a operação

Antes de lançar uma nota, é necessário cadastrar uma operação do tipo Entrada. Para isso:

Acesse o menu Cadastros > Operações
Clique em Nova operação
No campo Tipo de Operação, selecione: 7 - Nota de Entrada
Preencha os campos obrigatórios como descrição, conta, CFOPs, e configure se a operação movimenta estoque, gera financeiro e se atualiza custos/preços.

🔍 Esse cadastro é essencial para que o sistema saiba como tratar os documentos fiscais de entrada corretamente.

Na operação é importante definir o comportamento esperado para os seus lançamentos, como Atualizar Custos, Gerar Financeiro, Movimentar Estoque, etc…

2️⃣ Como inserir uma nota de entrada?

Existem duas formas de lançar uma nota:

Manual: criando o registro diretamente no módulo de Notas de Entrada
Importação de XML: o sistema realiza o preenchimento automaticamente (iremos abordar em um próximo post!)

Neste conteúdo, vamos focar na inserção manual da nota.

3️⃣ Acesse o módulo de Notas de Entrada

Para iniciar o processo, vá até:

Movimentações > Notas de Entrada

Clique em Nova nota fiscal.

4️⃣ Preencha os dados gerais da nota

Na tela de criação da nota, insira as seguintes informações:

Operação: selecione a operação cadastrada no passo 1
Fornecedor: quem emitiu a nota fiscal
Emissão: data de emissão do documento
Entrada: data de entrada na empresa
Número e Série da Nota: conforme consta no documento fiscal
Modelo da Nota: geralmente “55 – Nota Fiscal Eletrônica – NF-e”
Chave de Acesso: caso esteja disponível no XML

Esses campos formam a base da sua nota de entrada no sistema.

5️⃣ Aba Itens: Produtos e Custos

Após preencher os dados principais, vá até a aba Itens, onde todo o conteúdo da nota será detalhado. Essa aba possui três seções:

🛒 Produtos

Clique em Inserir novo item
Selecione o produto desejado
Preencha a quantidade e o valor unitário
Também, nesse momento é possível definir se esta nota de entrada irá atualizar o custo do produto.

Essa etapa permite relacionar corretamente os produtos com os dados da nota.

💲 Preços / Custos

Aqui, o sistema permite visualizar e ajustar os encargos (frete, IPI, ICMS-ST, etc.) que influenciam diretamente no custo do produto.

Ao lado de cada item, o sistema apresenta o Custo Calculado . Ao clicar sobre ele, uma tela explicativa mostra a fórmula detalhada usada para calcular o custo, levando em conta impostos e adicionais.

💡 Dica: o custo calculado pode ser automaticamente atualizado no cadastro do produto se a opção “Atualizar custo” estiver marcada.

6️⃣Clique no (i) em “Ações” para ver os detalhes do item

A visualização completa do item inclui três abas:

🧾 Aba Geral

Número do item
CFOP
Custos e preços

📊 Aba Impostos

Outros valores
ICMS (e suas variantes)
IPI, PIS/COFINS, FCP, DIFAL e desoneração

📦 Aba Conciliação/Estoques

Mostra como o produto está vinculado ao cadastro no sistema e sua conversão de unidade e quantidade.

💡 Essa aba é muito útil em notas importadas por XML, pois mostra o comportamento de conciliação do estoque.

7️⃣ Aba Pagamentos: registre o financeiro da nota

Na aba Pagamentos, é possível realizar os lançamentos financeiros associados à nota de entrada.

Você poderá configurar:

💰 Valor do pagamento
💳 Forma de pagamento (dinheiro, boleto, cartão, etc.)
🧾 Destino do lançamento: Caixa (à vista) ou Contas a Pagar
📅 Data de vencimento, caso o destino seja no Contas a Pagar

À direita, o sistema exibe um Resumo Financeiro, indicando o progresso do pagamento e o valor restante, garantindo que a nota fique corretamente conciliada no financeiro.

8️⃣ Demais abas da nota de entrada

Além dos itens e pagamentos, a tela de lançamento da nota possui outras abas importantes para complementar as informações do documento:

🗒️ Observações

Espaço reservado para inserir anotações internas ou observações gerais relacionadas à nota de entrada.

📊 Tributos

Exibe o resumo dos tributos informados na nota, como ICMS, IPI, PIS, COFINS, entre outros. Ideal para análise contábil e validação dos dados fiscais.

🧾 Outras Informações

Aba com dados complementares do lançamento, incluindo:

Indicador de presença
Identificador do local de destino da operação
Finalidade da nota
Marcação de Consumo Final
Campos para preencher Informações complementares e fiscais adicionais

📦 Volumes

Utilizada para inserir os dados físicos dos produtos, como peso, dimensões, quantidade de volumes e outras informações de logística.

🚚 Transportadora

Se a nota fiscal possuir transporte terceirizado, essa aba permite inserir os dados da transportadora e informações de frete.

📨 E se a nota fiscal for importada?

Quando a nota é importada via XML, grande parte das informações já será preenchida automaticamente, como:

Dados do cabeçalho: número da nota, série, modelo, fornecedor, datas etc.
Itens da nota com seus respectivos produtos, quantidades e valores.

Mas há um ponto de atenção: os itens importados precisam passar pela conciliação com o estoque do sistema.

🔄 Como funciona a conciliação dos itens?

Para cada item da nota, o sistema exibirá a seção Conciliação/Estoques, onde você poderá:

Cadastrar um novo produto (caso ele ainda não exista)
Vincular Simples: associar diretamente com um item simples do cadastro
Vincular Variação: associar com um item grade (com variações como cor/tamanho)

📦 Unidade e fator de conversão

Outro recurso importante da conciliação é a possibilidade de configurar a unidade de conversão e o fator de conversão.

📌 Isso é útil, por exemplo, quando você compra o produto em CAIXA, mas controla o estoque em UNIDADES.

No campo Unidade de Conversão, selecione a unidade usada no cadastro (ex: UNIDADE).
No campo Fator de Conversão, informe quantas unidades existem dentro da unidade comprada (ex: 1 CAIXA = 12 UNIDADES → fator = 12).

✅ Com isso, o sistema fará a multiplicação automaticamente e lançará a quantidade correta no estoque.

🧮 Produtos do tipo grade

Caso o item da nota seja vinculado a um produto do tipo grade (com variações), será necessário:

Acessar os detalhes do item
Ir até a aba Conciliação/Estoques
Utilizar a seção de Desmembramento de Variações para distribuir a quantidade entre as variações (ex: CAMISA M, G, GG etc.)

📌 Lembre-se: a soma das quantidades das variações deve ser igual à quantidade total do item na nota.

🚀 Pronto para importar com eficiência?

Com esses recursos, o processo de lançamento de uma nota fiscal de entrada fica muito mais rápido e seguro.

📌 Conclusão

O módulo de Notas de Entrada permite o lançamento preciso de documentos fiscais, garantindo controle sobre estoques, custos e tributações. Neste post, você aprendeu a forma manual de inserir uma nota.

No próximo conteúdo, vamos mostrar como realizar esse processo automaticamente via Importação de XML. Fique ligado no blog!