Como configurar o sistema para baixar notas fiscais de entrada automaticamente?

A importação de notas fiscais (XML) é uma funcionalidade essencial para automatizar e agilizar a entrada de documentos no sistema. Neste post, vamos mostrar o passo a passo para configurar corretamente a importação de XML dentro do SIA WEB.

🔐 Recurso disponível a partir do plano Standard
Verifique com o time comercial se a sua empresa já possui esse recurso ativo.

🧭 Acesse o menu certo

Para começar, acesse o menu Empresas > Minha empresa, vá até a aba Configurações Fiscais e siga os passos abaixo:

1️⃣ Configure a relação entre CFOPs

Na aba Relações CFOPs, você define como o sistema deve converter os CFOPs de saída (presentes nas notas emitidas por terceiros) em CFOPs de entrada.

📌 Importante: Essa relação serve como padrão inicial. O CFOP de entrada poderá ser ajustado manualmente na nota fiscal importada, caso necessário.

2️⃣ Ajuste as configurações de importação de notas

Agora, vá até a aba Importação Notas Fiscais e configure:

Operação Padrão para Importação: define a operação padrão ao importar uma NF-e.
Operação Padrão para Importação de CT-e: define a operação ao importar um CT-e.
Habilitar aprovação automática: com essa opção ativada, o sistema aprova automaticamente as notas e cadastra os registros não encontrados.

🔍 Ideal para quem deseja mais agilidade no processo, mas atenção: certifique-se de que as configurações estão corretas para evitar inconsistências.

3️⃣ Configure o comportamento dos produtos importados

Na seção Configurações de Produtos Importados, você encontrará as seguintes opções:

Margem fixa de produtos não cadastrados: aplica uma margem padrão ao produto que ainda não está no sistema.
Habilitar cadastro automático de itens pendentes: os produtos ausentes serão cadastrados automaticamente (mediante aprovação automática).
Atualizar preço de venda ao aprovar automaticamente: atualiza o preço de venda dos produtos com base nas notas aprovadas.
Aproveitar crédito de ICMS de produtos ST: se desabilitada, zera os valores de ICMS/FCP de CSTs 10 e 70.
Converter CSTs 10/30/70 para CST 60: ativa a conversão automática desses CSTs durante a importação

4️⃣ Ative o Manifesto DF-e Automático

Por fim, configure o Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos Automático. Essa funcionalidade permite que o sistema consulte e baixe automaticamente os XMLs emitidos para o seu CNPJ.

Você verá os seguintes campos:

Última consulta de NF-e / CT-e
Último manifesto de NF-e
Último NSU de NF-e / CT-e

🧠 Dica: Caso o NSU esteja como 0, o sistema buscará os documentos emitidos nos últimos 90 dias.

✅ Etapas para ativação do manifesto:

Revisar as configurações citadas acima, essa etapa é muito IMPORTANTE.
Configurar a operação padrão para NF-e
Configurar a operação padrão para CT-e
Fazer o upload do certificado digital válido

Após completar os três passos, a opção Habilitar Manifesto DF-e será liberada. Basta ativar e pronto! O sistema começará a consultar automaticamente os documentos fiscais.

🚀 O que acontece após a importação?

Depois de configurado, sempre que uma nota fiscal for importada via XML, ela será automaticamente lançada no módulo de Notas de Entrada.

Também é possível verificar todos os registros que foram importados através do menu “Docs. Fiscais” > “Importação de XML (Entradas)“

Nesse módulo, será possível visualizar todos os XMLs importados manualmente ou automaticamente.

🔎 Como eu faço a validação das minhas notas importadas? Mas como funciona esse lançamento?
Esses são temas super importantes — e serão abordados em detalhes em próximos posts aqui no blog! Fique de olho 😉

💡 Conclusão

Com essas configurações, sua empresa estará pronta para realizar importações automáticas e organizadas de XML, garantindo agilidade e segurança fiscal. Lembre-se de revisar suas parametrizações periodicamente para garantir que estão alinhadas com as mudanças de operação da sua empresa.